általános kérdések
Az alábbi összefoglaló azoknak nyújt segítséget, akik még csak készülnek arra, hogy társaságuk napi munkáját dokumentumkezelő és workflow szoftverekkel korszerűsítsék, egyszerűsítsék, de bizonytalanok a megfelelő termék kiválasztásában. Olyan kérdéseket foglaltunk össze, amelyeket a bemutatóink során ügyfeleink többször is feltettek nekünk. Ez az anyag elsősorban a dokumentumkezelés témakörét járja körül, artOFFICE dokumentumkezelőnk „szemüvegén” keresztül.
-
Az elektronikus dokumentumkezelés azt jelenti, hogy szoftver segítségével iktatunk?
Ennél sokkal többet. Az iktatás az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek általában csak egy része. Emellett elektronikus fájlok, ügyek, emailek, faxok kezelése, digitalizálás, archiválás, irattárkezelés is a nyilvántartásaihoz és funkcióihoz tartoznak, s e lehetőségeket még workflow funkcionalitás is megtoldhatja. A korszerű dokumentumkezelő mindezeket egymással automatikusan összehangolva képes biztosítani.
-
Mivel nyújt többet az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, ahhoz képest, hogy irataimat a saját gépemre mentem vagy egy szerverre másolom?
Egy iratkészítő szoftverekkel (pl. Word, Excel, …) integrált dokumentumkezelő automatikusan, a mentéssel együtt egy lépésben irányítja az iratfájlokat a szerverre, erről nem kell külön gondoskodni.
Ha csak hagyományos módon a gépemre mentem vagy a szerverre másolom az iratot, az elérési útján és a fájl nevén kívül nem tudok több, keresést támogató információt hozzá rendelni. (A Word saját adatlapjának kitöltésével a keresés még nincs megoldva.) Ezzel szemben a dokumentumkezelővel korlátlan számú jellemzőt társíthatok mellé, s ezek mindegyike keresési szempont lehet. Iktathatom, összekapcsolhatom ügyekkel, gyűjtőkkel, kategóriákkal, valamint workflow folyamatokba illeszthetem.
Az adatokat adatbázis tárolja, s ez az adatbázis összekapcsolható más szoftverek adatbázisaival, a bennük lévő adatokkal is. Az iratok tetszőlegesen variálva rendelhetők hozzá például egy számviteli rendszer adataihoz. Így megteremtjük egy összetett integrált rendszer kiépítésének lehetőségét.
Hagyományos, központi szerveres megoldással a hozzáférési jogosultságot a szerveren felvett könyvtárak rendszergazdák által megadott elérési módja határozza meg. Ezzel szemben az artOFFICE-szal minden egyes irathoz 8-szintű hozzáférési módot állíthatunk be, személyekre, szerepkörökre és szervezeti egységekre, ráadásul mindezt automatizálni is lehet.
-
Miért jó az, ha egy dokumentumkezelő integrált az iratkészítő szoftverekkel?
Mert ebben az esetben az iratok keletkezésük pillanatában (pl. Word-ből, Excel-ből, szkennelésből, stb…) automatikusan a dokumentumkezelő központi nyilvántartásába kerülnek, nem kell a hagyományos mentés után egy második lépésben még külön odatenni őket. Egy lépésben történik az iratok megnyitása is. Amikor például a Word-ből meg akarunk nyitni egy iratot, a Word is közvetlenül a dokumentumkezelő rendszer központi nyilvántartásához fordul.
A megrendelő kérése esetén azt is be lehet állítani, hogy a rendszert ne lehessen megkerülni. Ilyenkor a felhasználó csak a dokumentumkezelő rendszer alá tudja lementeni a Word, Excel, stb iratokat, tehát a hivatalos iratok garantáltan és biztonságosan a központi nyilvántartásba kerülnek.
-
Mit jelent az, hogy a dokumentumkezelő integrálható?
Itt most elsősorban az integrációnak arra a szintjére gondolunk, amit az artOFFICE biztosít. Azt jelenti, hogy a dokumentumkezelő funkcióit nem csak képernyő ablakokon segítségével a monitoron keresztül lehet használni, hanem más programokból közvetlenül is. Itt az adatok átadása és átvétele mellett egymás képernyő ablakainak a közvetlen indítására, programfunkciók irányítására is van igen gyorsan összeállítható lehetőség. Például, ha egy vállalatirányítási rendszer számlázó modulja elkészít egy kimenő számlát, akkor automatikusan be tudja indítani a dokumentumkezelő program bizonyos funkcióit, amely így magától készíti el és tárolja le a központi nyilvántartásban a számlát, mint iratot. A könyvelőnek nem kell semmit kitöltenie, vagy külön elindítania, a dokumentumkezelő a háttérben végzi ezt a feladatot. Ezek után a dokumentumkezelő a saját adatbázisában azt is rögzíti, hogy az új irat a könyvelő program melyik lekönyvelt számlájához kapcsolódik.
Ha ezek után a könyvelő programból meg akarjuk nézni a számla, a teljesítés igazolás, a szerződés, stb.. iratokat, akkor azt nem kell a könyvelő programban tárolni, mert a dokumentumkezelővel összekapcsolva a könyvelő program csak „értesíti” a dokumentumkezelőt, s a megtalálásáról és megjelenítéséről, gyakorlatilag mindenről, ami az irattal kapcsolatos, az gondoskodik.
-
Miért jó az, ha egy fájlnév megadása helyett egy egész adatlapot kell kitöltenem mentéskor?
A hagyományos esetben a fájl elérési útja (a mappa, amelybe tesszük) és a fájl neve utalhat annak tartalmára, ha elég beszédes. Ez a kategorizálásnak csak egy igen szűkös lehetőségét adja. Ha több szempontból szeretném csoportosítani ugyanazt az iratot, több, eltérő nevű mappába kell másolnom, esetleg különbözőképpen kell elneveznem.
Ezzel szemben az adatlapon (iratkartonon) rengeteg adatmezőt, jellemzőt vehetek fel, társíthatok a dokumentumhoz, ha akarok. Az adatok egy része törzsállományból, kódszótárból választható, azért a cég/szervezet minden dolgozója egységes elnevezési, kategorizálási elveket alkalmazhat. Az iratokat valamennyi adatmező szerint lehet keresni. Ha egy iratot többféle kategóriába akarok sorolni, a fájlt nem kell másolgatni, elegendő megadni az adatlapon a szükséges jellemzőt. A dokumentumok az iratkarton adatmezői alapján automatikusan rendezhetők csoportokba, a dokumentum fájl pedig mindig csak egy példányban létezik. Az adatlap adatait a program a központi szerveren lévő adatbázisban tárolja, ezért a cég/szervezet minden dolgozója egységes elvek szerint keresheti, találhatja meg az iratokat.
-
Miért jó az, ha az irataim nem a saját gépemen vannak, hanem egy szerveren?
Egy otthoni környezetben, ahol általában csak a saját fájljainkat tartjuk nyilván, ez valóban nem olyan fontos. Egy cég/szervezet anyagait azonban sok dolgozó készíti és még többnek kell használnia. Igen nehéz a munkát összehangolni akkor, ha egyes dokumentumok csak néhány kollega munkaállomásán találhatók meg. Ilyenkor a szóban forgó kollega rövid idejű hiánya, vagy akár csak számítógépének kikapcsolása megakaszthatja az egész cég/szervezet munkáját.
A másik ok a biztonságos tárolás. A szerver(ek)en lévő valamennyi információ rendszeres napi mentését minden cég/szervezet valamilyen módon, legtöbbször automatizáltan megoldja. De vajon mennyire bízhatunk abban, mennyire várhatjuk el, hogy egy többszáz (de akár néhány) fős szervezetnél mindenki a saját számítógépén lévő dolgokat napi rendszerességgel archiválja?
A harmadik szempont, hogy az artOFFICE minden iratokkal kapcsolatos eseményt naplóz az iratokkal kapcsolatban.
Igen fontos az is, hogy egy sok szoftver alkalmazást használó integrált rendszerben így maguk a szoftverek is használni tudják az egy központi példányban lévő iratokat.
-
Nem elég a közös iratokat egy szerverre, megosztott mappákba másolni?
Ahol nincs dokumentumkezelő rendszer, már ez is egy hasznos lépés, a központi nyilvántartás első szintje. Ez azonban nem biztosít sokrétű keresési szempont rendszert, rugalmasan alakítható hozzáférési lehetőséget, nem adja meg a szoftverek adatbázisaival történő automatikus kapcsolódási lehetőséget, és adatvezérelt workflow folyamatok indításának a kényelmét sem.
-
Mit tegyek, ha én nem akarom a privát irataimat a dokumentumkezelő alá tenni?
Egy dokumentumkezelőben hozzáférési jogokkal védhető minden egyes irat, az artOFFICE 8-féle szintet biztosít. Ha a munkáltató szívesen veszi, hogy a munkahelyen privát dokumentumok is készülnek, akkor azokhoz egyszerűen nem kell jogokat kiosztani mások számára, s ezzel a dolog el van intézve. A másik módszer: ne a munkahelyen készítsünk privát iratokat!
-
Mi az az akkreditált dokumentumkezelő szoftver?
A közfeladatot ellátó szervezeteknél (pl. államigazgatás, önkormányzatok) 2008. január 1-től csak olyan dokumentumkezelő rendszert lehet használni, amely megfelel a 24/2006 BM-IHM-NKÖM és a 335/2005 Korm. rendeletben rögzített elvárásoknak. Annak eldöntését, hogy mely szoftverek felelnek meg az elvárásoknak, az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium néhány magáncég hatáskörébe rendelte. Ha az általuk elvégzett, mintegy 220 szempontból álló vizsgálat sikeres, a szoftver akkreditált lesz, amit egy hivatalos okmány igazol. Az igazolás 3 évig érvényes, de csak abban az esetben, ha a szoftveren időközben nem történik olyan változtatás, ami a jogszabályokban rögzített szempontok valamelyikét érinti. Ilyenkor újra kell minősíttetni a rendszert, igaz, ekkor a tanúsító cég már csak a változásokat vizsgálja be.
-
Többe kerül az a dokumentumkezelő, amelyik akkreditált?
Az akkreditálás kétségkívül növeli a fejlesztő cég költségeit, de az egyes szoftverek licencdíja nem feltétlenül ettől függ. Ha azt esetleg valamilyen arányban beépítik az árba, akkor nem jelenik meg külön tételként. Az is lehetséges, hogy egyáltalán nem érvényesítik a megrendelő felé.
-
Többet tud az a dokumentumkezelő, amelyik akkreditált?
Nem feltétlenül. Ha egy szoftver nincs akkreditálva, még nem jelenti azt, hogy nem biztosítja a vonatkozó rendeletek által előírt funkciókat, vagy akár annál sokkal többet is. Mivel a minősítési eljárás jelentős költséggel és időráfordítással terheli a szoftver fejlesztőjét vagy szállítóját, az eljárást nem minden szállító indítja el.
Az akkreditálás során a minősítő cég csak azokat a képességeket vizsgálja, amelyeket a rendeletek előírnak. Pecsétjük tehát nem jelent többet, mint annak igazolását, hogy a kijelölt funkciókat a szoftver biztosítja, funkció és minőségi rangsor felállítására nem alkalmas.
Az akkreditálás során a minősítő cég csak azokat a képességeket vizsgálja, amelyeket a rendeletek előírnak. Pecsétjük csupán annak igazolása, hogy a közfeladatot ellátó cégekre vonatkozó rendeletben kijelölt funkciókat a szoftver biztosítja. Ez funkció és minőségi rangsor felállítására nem alkalmas.
-
Most már csak akkreditált dokumentumkezelő szoftvert szabad vásárolni?
Nem, a piaci szereplőkre a szabály természetesen nem vonatkozik. A 24/2006-os BM-IHM-NKÖM együttes, illetve 335/2005 Korm. rendelet kizárólag a közfeladatot ellátó szervezetekre (államigazgatás, önkormányzatok, stb…) írja elő ezt a kötelezettséget.
-
Mennyi idő alatt lehet megtanulni egy dokumentumkezelő szoftver használatát?
Annak, aki az általános Windows környezet elemeit használni tudja, a program kezelése gyerekjáték. A dokumentumkezelés a legnagyobb hasznot akkor hajtja, ha csoportmunka, komplett cég/szervezeti működés támogatására használják. Ezért a megtanulása inkább arról szól, hogy megtanuljuk, mi a szerepünk a cégünk/szervezetünk egészének működésében. Használatával megtanuljuk egyszerűbben elvégezni azokat a munkafázisokat, amit eddig papíron kellett, és azt is, hogy egyáltalán nem lehetetlen átlátni a folyamatban lévő ügyeket. Könnyebben megértjük, hogy az iratokat senki nem magának készíti, hanem a cég/szervezet egészének.
A gyakorlat megszerzése függ a cég/szervezet méretétől, a napi folyamatok bonyolultságától, az egyéni hozzáállástól, de elsősorban a vezetői hozzáállástól és akarattól. Ismerünk példát néhány napos-hetes és több, mint egy éves időtartamú betanulásra is.
-
Miért van olyan sok dokumentumkezelő szoftver és mi köztük a különbség?
Valószínűleg azért egyre nagyobb a választék dokumentumkezelő rendszerekből, mert egyre nagyobb rájuk a kereslet. Természetesen, mint minden más termék esetén itt is meglehetősen nagyok lehetnek a minőségi különbségek, műszaki és használhatósági szempontból és persze az árak is meglehetősen szórnak.
Van olyan dokumentumkezelő, amelyik valójában csak iktatni tud. Van olyan, ami az elektronikus iratokat csak utólagos csatolással tudja értelmezni, de nincs összeintegrálva iratkészítő szoftverekkel és létezik olyan (pl. artOFFICE), ami nem csak nyilvántartja az elektronikus iratokat, hanem össze van integrálva az iratkészítő szoftverekkel is.
Különbségek mutatkozhatnak abban is, hogy van, amelyik kizárólag WEB-es felületen működik, van, amelyik kliens-szerver alapú és olyan is, ami mindkét üzemmódot támogatja. A háttérként használt adatbázis típusa, az adatkezelés módja is eltérhet. Van olyan, amelyik az elektronikus dokumentumokat az adatbázisban tárolja (ez a kevésbé elterjedt módszer) és van amelyik fájlként.
Sokszor az alapkifejezések definíciója sem ugyanaz. Több dokumentumkezelő rendszernél említik például a „workflow” képességet. Azonban ezen a legtöbb esetben csak egy előre fixen beépített, kifejezetten az iktatást követő klasszikus iratmozgatási ügyeket támogató funkciót kell érteni, és nem valódi alkalmazás-workflow szoftvert. Az artOFFICE mellé illesztett artFLOW egy teljes értékű alkalmazás-workflow program, amely bármilyen szoftver vezérlésére is alkalmas, tetszőlegesen kialakítható folyamatábra mentén.
Van olyan dokumentumkezelő, ami olyan jól és könnyen integrálható, hogy szinte bármilyen szoftverhez hozzá lehet kapcsolni – az artOFFICE ilyen. Van olyan ami ilyesmire egyáltalán nem képes.
-
Milyen szempontokat célszerű figyelembe venni dokumentumkezelő rendszer vásárlásakor?
Tanácsos a valós megrendelői igényekből kiindulni, ezek megfogalmazása azonban nem is olyan egyszerű feladat, mint elsőre gondolnánk. Ennek az oka, hogy a dokumentumkezelő és workflow szoftverek használata még nem olyan természetes, mint például a számviteli szoftvereké. Tapasztalatok nélkül sokszor a megrendelő nem is tudja, hogy egyáltalán mit akarhat! A nagy tudású rendszerek képessége messze túlmutat a szokásos iktatási funkciókon. A megrendelő számára sokszor azután derül ki, hogy valójában mit szeretne, mikor látja a lehetőségeket. Ezért javasoljuk, hogy kérjen mindig bemutatót a szoftverekről, hogy a kiválasztási szempontokat pontosan össze lehessen állítani!
-
A drága vagy az olcsó terméket válasszam?
Mivel ez egy viszonylag új területe a szoftver piacnak, az ár és a képességek még nem mindig állnak arányban. Vannak jó ár-teljesítmény arányú megoldások, de lehet korlátozott képességű rendszert kapni drágán és kiválót olcsón. Sokszor a műszaki különbségek miatt is nehéz az összehasonlítás.
Minden esetben azt javasoljuk, hogy a végleges döntés előtt ne sajnálja az időt igényeinek alapos végiggondolására, majd többféle rendszer élőben történő megtekintésére. Mindig kérje meg a szállítót, hogy mutassa be működés közben a rendszerét, s azon belül különösen az Önt érdeklő részletek működési módját. Ezzel nem csak a szoftverről kap pontosabb képet, hanem a szállítóról is.
Az ár-teljesítmény arány megítélése a megrendelői igényektől is függ. Ha egy szoftver teljesíti egy megrendelő valamennyi fontos elvárását, nem számít, hogy egy másik szoftver többet vagy kevesebbet tud, hogy olcsóbb vagy drágább.
-
Milyen kérdéseket tehet föl egy szoftverszállító, ha ajánlatot kérek tőle dokumentumkezelő rendszerre?
- A szoftver licencdíját a legtöbb szoftver szállító a felhasználók számával arányosan állapítja meg. Ettől természetesen lehetnek eltérések. Tehát hány felhasználót kell kiszolgálni, illetve hány számítógépen kell futnia a rendszernek?
- Egy lokális hálózaton üzemel majd a rendszer vagy távoli elérésekkel, több telephelyre bontva?
- Van-e, vannak-e szerver(ek) vagy azt is szállítani kell?
- Rendelkezik-e már a megrendelő valamilyen adatbázis kezelő rendszerrel? Ha igen, milyennel, azon belül milyen típusú licencekkel?
- Van-e iratkezelési szabályzat, ha nincs kell-e készíteni?
- Ha a dokumentumkezelőt a megrendelő össze kívánja kapcsolni workflow rendszerrel is, és az elkészítendő folyamatokat a megrendelő a szállítóval kívánja elkészíttetni, legalább nagyvonalakban fel kell tudni vázolni a folyamatokra vonatkozó elképzeléseket is. Mivel ezek elkészítési időtartama a folyamatok számának, bonyolultságának függvényében változik, a szállítónak a ráfordítások kalkulációjához ismernie kell az igényeket.
- Igényli-e a megrendelő, hogy már meglévő szoftverekhez tartozó adatbázisokból a fontosabb adatokat, törzsadatokat a szállító átemelje (migrálja) a dokumentumkezelő rendszerbe?
- Igényli-e, hogy a korábbi elektronikus iratállományokat a szállító átemelje a dokumentumkezelő rendszerbe, s ha igen, milyen bontásban?
- Van-e lehetőség illetve igény a dokumentumkezelő rendszer egyéb, meglévő szoftverekkel történő összekapcsolására, integrálására?
- Hogyan kérik az oktatást? (csak a kulcsfelhasználók, mindenki, oktató terem, nagytermi előadás)
-
Milyen költségekkel kell számolni dokumentumkezelő rendszer vásárlásakor?
Általában minden szállító a szoftverek licencdíjára és az esetleges bevezetési költségekre, a kapcsolódó szolgáltatások díjára osztja a teljes bekerülési összeget. Ehhez jöhet még a rendszerek hátteréül szolgáló adatbázis kezelő rendszer, illetve egyéb esetleges háttérszoftverek licencdíja. A szoftver licencdíját a legtöbb szoftver szállító a felhasználók számával arányosan állapítja meg. Ettől természetesen lehetnek eltérések. A bevezetési költség a projekt méretétől függően kiadódhat a mérnöknapi díj és a tényleges ráfordítások szorzataként, de lehet ez egy fix projekt ár is. A szállítók a bevezetési szolgáltatásokat legtöbbször a megrendelői igények függvényében végzik el, és a költség komponens erősen függhet a megrendelő közreműködésének mértékétől is.
-
Mennyi ideig tart egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése?
Néhány héttől néhány hónapig. Ez függ a cég/szervezet méretétől, napi folyamatainak bonyolultságától. Kiemelten függ a dolgozók, azon belül elsősorban és mindenekelőtt a vezetés felkészültségétől és hozzáállásától. A bevezetés akkor lesz sikeres, ha a megrendelői menedzsment úgy a kialakításában, mint a használatában példamutató szerepet vállal. Bár nem a sebesség az elsődleges cél, ilyen esetben az eredmények is gyorsabban jelentkeznek.
-
Át kell alakítani cégünk/szervezetünk működését, ahhoz, hogy sikeresen be tudjuk vezetni az e-ügyintézést?
Az iratokkal és az ügyintézéssel kapcsolatos munkavégzés módszere és – hozzáértő használattal – a feladatok emberek, szervezeti egységek közötti elosztása változik meg. A működés alapvetően nem változik, csak átlátható lesz. Szükség lehet ugyanakkor olyan munkafázisok teljes, vagy részleges átalakítására, amelyek az iratokkal kapcsolatos ügyek vitelét kizárólag papíralapon biztosították.
-
Milyen szakértelemre van szükség részemről (a cégem/szervezetem részéről) az elektronikus ügyintézés bevezetéséhez?
A dokumentumkezelő az egyéni (úgy csinálom, ahogy én akarom vagy tudom) munkavégzést egy egységesebb, mindenki és különösen a vezetés számára átláthatóbb irányba állítja. Az elektronikus iratkezeléssel tulajdonképpen ugyanazokat a feladatokat kell elvégezni, mint azelőtt, csak másképp. Aki a napi gyakorlat szintjén használja a WORD, EXCEL, programokat, küld és fogad emaileket, keresgél az interneten, az műszakilag felkészült lesz a dokumentumkezeléshez is. Ami ezen kívül fontos, az cége/szervezete napi munkájának az ismerete, illetve saját munkájának abban való elhelyezése.
-
Az elektronikus dokumentumkezelés egyenlő a papírmentes irodával?
Konkrét, specifikus eseteket leszámítva, a „papírmentes iroda” véleményünk szerint inkább csak egy divatos kifejezés. Lehetnek olyan különleges ügyfajták, amikor ez megvalósítható, de általános irodai környezetben életszerűbb a „papírtakarékos iroda” kifejezés. Tény, hogy az elektronikus dokumentumkezeléssel rengeteg felesleges papírtól szabadulhatunk meg, és erre célszerű is törekedni, de a papír, tintapatron, toner, stb… használatot kierőszakoltan megszüntetni nem tanácsos.
A hatóságilag előírt iratokat (pl. számviteli bizonylatokat) egyelőre papíron is meg kell őrizni (kivéve az e-számlát). A sablonos, néhány egérkattintással elintézhető, futószalagon áramló ügyek esetén azonban bőven elégséges a hagyományos aláírásokkal ellátott végeredmény papírt tárolni – ha egyáltalán.
De ha pl. egy dolgozót megfosztunk egy több száz oldalas anyag kinyomtatásának és karosszékben történő átolvasásának élményétől, lehet, hogy megspórolunk néhány forintot a toneren, a papíron és annak későbbi tárolási vagy megsemmisítési költségén, de veszíthetünk a munkavégzés minőségéből. Aki próbált már monitoron alaposan végigolvasni és értelmezni hosszú (esetleg jogi) olvasmányt, érti mire gondolunk.
-
Ha a cégünknél/szervezetünknél bevezetjük az elektronikus ügyintézést, el lehet bocsátani a felesleges munkaerőt?
Az elektronikus dokumentumkezeléssel inkább átalakulnak, mintsem megszűnnek az egyes dolgozók feladatai. A munka akkor kezd egyszerűsödni, amikor a tapasztalatok alapján minden dolgozó az előnyöket és nem a kezdeti nehézségeket látja. Ettől kezdve az egyének, s általuk az egész cég/szervezet hatékonysága, a munka minősége, az ügyfelek kiszolgálása javulni fog. A dokumentumkezelés tehát nem az elbocsátások rémét kínálja, hanem többlet energiák befektetése nélkül új, magasabb színvonalú feladatok felvállalásának a lehetőségét.
-
Mennyi pénzt lehet megtakarítani az elektronikus ügyintézés bevezetésével?
Erre a kérdésre nagyon nehéz számokat megadni, ezért inkább egy kérdéssel válaszolnánk. Mennyi pénzt lehet megtakarítani azzal, ha egy cég/szervezet nem kockás papíron könyvel, hanem szoftverrel? Húsz évvel ezelőtt ez még egy izgalmas döntés volt, ma már nem értjük a kérdést sem. Amikor a legegyszerűbb adóbevallás kitöltési útmutatója sem tud negyven oldalnál kevesebb lenni, a könyvelő szoftver olyan kötelező tartozéka egy cég munkájának, mint a fűtés egy épületnek.
Az elektronikus dokumentum- és ügymenetkezelés iránti növekvő keresletet sem véletlenül alakult ki. A mennyiségileg és minőségileg felgyorsult üzleti életben lassan követhetetlen és átláthatatlan lesz a napi munka. Ma tehát csak jobb és hatékonyabb lesz egy cég, ha bevezeti, holnap már talán lemarad, ha nem.
A megtakarítást persze lehet a toner, tintapatron, papír használaton is lemérni, mert ezt viszonylag könnyű kimutatni. De az eredmény elenyésző lehet ahhoz a bevétel kieséshez képest, amit egy elektronikus ügyintéző rendszer hiánya okozhat közép és hosszú távon.
Az elektronikus dokumentum- és ügykezelés haszna elsősorban az átláthatóan, hatékonyan, szervezetten működő cég. De ami még fontosabb: egy előre mutató szemléletváltás, amelynek birtokában felkészülten várhatja a közelgő kihívásokat az a cég/szervezet, aki komolyan veszi egy ilyen rendszer bevezetését.
Honlap térkép